Cette MasterClass qui a fait partie des ateliers proposés l’après-midi porte sur la présentation et le retour d’expérience du projet de transformation digitale mené conjointement par Coupa et GRDF. Avec la plateforme Business Spend Management Community (BSM) Coupa a mis en place un système collaboratif ouvert, qui permet de gérer toutes les étapes des achats en entreprise, de l’approvisionnement au paiement de fournisseurs.
Mathieu Huvenne, Directeur Achats et Approvisionnements de GRDF, et Jean-David Faure, VP Customer Solution Partner EMEA de Coupa nous parlent de leur retour d’expérience, de la mise en place de bonnes pratiques dans l’entreprise mais aussi des chalenges rencontrés. Ils nous livrent leur ressenti sur le déroulement de cette MasterClass dans une interview exclusive.
Quel était pour vous, le but de cette MasterClass ? Que vouliez-vous raconter ?
Mathieu Huvenne, Directeur Achats et Approvisionnements de GRDF : Nous voulions montrer comment nous avons réussi à mettre en place le système P2P de Coupa. En effet, au-delà de l’aspect technique, cette transformation a nécessité des compétences humaines : des compétences managériales et sociétales.
Nous avons dû travailler en collaboration avec d’autres fonctions support sur le projet de manière transversale. La fonction achat n’en avait pas l’habitude. Cela a permis de créer plus de cohésion entre les services, qui ont appris à se connaître, « à vivre ensemble ». Mais nous avons dû aussi gérer les susceptibilités.
Comment décririez-vous votre logiciel ?
Jean-David Faure, VP Customer Solution Partner EMEA : C’est une solution d’engagement de paiement qui permet à toutes les parties prenantes de passer des commandes. Cela va de l’étape consistant à passer une approbation de commande à l’envoi de la facture au fournisseur.
Que vous a apporté cette solution chez GRDF ?
Mathieu Huvenne : Le terme de solution me semble un peu réducteur, nous sommes vraiment dans une recherche de valeur, à la fois dans la fourniture d’un moyen, d’un appui, d’un partage de bonnes pratiques, d’une animation. Ces conseils nous permettent de ne pas perdre de vue nos objectifs : à savoir l’amélioration de notre performance et une plus grande animation de notre chaine d’approvisionnement au sein du service achat.
Qu’avez-vous appris de cette expérience ?
Jean-David Faure : Intégrer toutes les parties prenantes d’une entreprise en amont, avant de réaliser un projet est essentiel. Il faut leur montrer tous les gains que la solution peut leur apporter. Il est très important qu’une transformation de ce type ait une dimension transversale pour remporter l’adhésion. Mais finalement cette expérience a été plutôt positive, chaque service a appris comment travaillait l’autre. Les équipes Achats ont collaboré avec les équipes de la comptabilité. Celles-ci ont été reconnaissantes de voir leurs choix respectés et pris en compte. La cohésion des deux équipes a été renforcée. Une relation de confiance s’est créée.
Mathieu Huvenne : C’était une première, car nous avions déjà mené des projets transverses sur la partie « terrain » mais jamais du côté « métier ». Sur le terrain, vous êtes forcément obligé de consulter toutes les parties en présence, cela va de soi.
Malgré mon expérience dans la conduite de projets de transformation, j’ai pensé qu’une fonction support allait suivre automatiquement, sans avoir besoin de consultation, étant habituée aux rouages internes de l’entreprise. Or, c’est faux, car même si elle est moins visible, la fonction support reste une entité managériale qu’il faut gérer de la même façon qu’une autre.
C’est pour cette raison que ce retour d’expérience me tenait à cœur, je pense que cela peut être très instructif pour une entreprise, et très utile à faire partager.
En 2018, lorsque nous avions commencé avec Coupa, nous avions abordé le projet comme un projet technique, un projet SI. Or, nous avons dû tous le repenser comme un projet global pour intégrer les parties prenantes. Aujourd’hui, nous collaborons avec toutes les fonctions support. Nous organisons des réunions en petits groupes sur la robotisation ou notre future migration sur un nouveau système SI.
Pourquoi avoir choisi le Conseil National des Achats, pour animer cette Masterclass ? Que vous a apporté votre participation aux Universités des Achats?
Mathieu Huvenne : J’ai choisi d’accepter cette invitation, car le sujet de la transformation digitale est au cœur de l’actualité, encore plus depuis la crise sanitaire. J’ai essayé d’apporter à cette Masterclass, ce que j’aime entendre : des témoignages.
Des témoignages qui peuvent faire écho aux problématiques rencontrées par les Directions achats sur ce sujet. Cela doit être un bon moyen pour elles de savoir si elles prennent le bon chemin. Ce retour d’expérience est un bon exemple. Jean-David et moi sommes fiers de le porter.
La communauté achat est une communauté qui m’apporte beaucoup, j’ai donc décidé de lui rendre un peu, Le CNA en est un acteur important. Il était hors de question pour moi de refuser l’invitation et laisser les choses se faire sans moi sans apporter ma contribution pour l’animation. De plus, GRDF est une société, qui a une dizaine d’années, relativement jeune, qui a besoin de se faire connaître notamment sur les réseaux sociaux. Participer à une grande manifestation de ce type, a forcément des retombées bénéfiques pour l’entreprise. L’avantage de la MasterClass est qu’elle est moins contraignante à préparer. Il y a juste un message à faire passer et moins de pression. Je réitérerais l’expérience avec plaisir l’année prochaine.
Jean-David Faure : Coupa est un participant régulier des événements du CNA. L’important pour nous, est de savoir répondre aux attentes du marché et de nos clients. Pour cela, il faut savoir déterminer les grandes tendances. Un événement comme les Universités des Achats, est une bonne occasion de rencontrer des gens et de prendre la température. Pour moi c’est cela qui le rend intéressant. Les participants viennent à cette manifestation pour avoir du contenu, des réponses, pour apprendre. Les témoignages honnêtes et nuancés sont les plus intéressants. Je rejoins Mathieu, le format Masterclass permet plus d’interactivité et la parole est plus libre. Je participerai avec plaisir aux prochaines Universités des Achats !
Retrouvez le replay de cette MasterClass sur le site des UDA :
https://evenement.cna-asso.fr/session/d7588203-dfa0-ea11-96d3-28187816a369
